Wedding Day Coordinator: chi è e cosa fa
Scritto da Erika F.
Il Wedding Day Coordinator è il professionista che il giorno del matrimonio si occupa di coordinare tutti i fornitori scelti dalla coppia per il loro matrimonio.
Ad un primo sguardo potrebbe risultare piuttosto semplice, in realtà però il lavoro del Wedding Day Coordinator è tutt'altro che scontato; sono infatti necessari esperienza specifica in tema di matrimoni, grande professionalità e ottime doti di problem solving.
Non tutti si possono improvvisare in questo genere di ruolo: generalmente chi se ne occupa è un esperto nell'organizzazione e nella gestione di matrimoni.

Di cosa si occupa il Wedding Day Coordinator

Ora però cerchiamo di scoprire più nel dettaglio di cosa si occupa un Wedding Day Coordinator.
Circa un mese prima del matrimonio, il Wedding Day Coordinator effettua un incontro preparatorio con la coppia, per ricevere informazioni circa i fornitori scelti, lo stile desiderato, i dettagli logistici e gli orari predefiniti.
In un secondo momento il professionista contatta i fornitori e fissa un sopralluogo insieme a loro e la coppia direttamente nella location. Insieme selezioneranno gli spazi e ripercorreranno insieme la time line dell'evento. Questa operazione servirà anche per stabilire il famoso “Piano B” che scatterà in caso di maltempo o contrattempi dell'ultimo minuto.

Nel periodo che precede il matrimonio, il wedding coordinator stilerà un documento che conterrà i dettagli relativi alla pianificazione di quel giorno, gli orari utili ai fornitori e agli sposi, la logistica, gli ospiti confermati, la suddivisione dei tavoli, le diete speciali e molto altro.
Infine il day coordinator supporterà la gestione del pagamento del saldo ai vari fornitori.

L'opera del Wedding Day Coordinator nel giorno delle nozze

Il giorno del matrimonio sarà il primo ad arrivare nella location con il suo staff per accogliere i fornitori e per accertarsi che tutto si stia svolgendo secondo i piani.

Spesso ci sono location dalla logistica complessa, i fornitori nella maggior parte dei casi non si conoscono tra loro e non hanno mai lavorato insieme. Questa condizione può far emergere delle criticità dovute alla mancanza di esperienza pregressa insieme e purtroppo, talvolta, alla poca collaborazione tra gli operatori coinvolti.

Chi coordinerà la giornata sarà il ponte tra i vari professionisti e risolverà prontamente situazioni che potrebbero sfociare in fastidiosi momenti di tensione, nocivi ai fini della buona riuscita della giornata.

Il Wedding Day Coordinator verificherà che i preparativi della coppia procedano al meglio, magari assegnando un assistente alla futura sposa.

Nel corso del ricevimento sarà la figura fondamentale per il rispetto del timing dell'evento, e verificherà che tutto scorra come concordato.
Il day coordinator farà in modo che non avvengano ritardi o che siano dimenticati momenti importanti come ad esempio il lancio del bouquet o la foto con i genitori degli sposi.
Se poi dovessero verificarsi dei ritardi, il Wedding Day Coordinator saprà proporre soluzioni alternative intervenendo in modo tempestivo.

Noi di Erika Wedding suggeriamo di valutare un servizio di Wedding Day Coordinator per sollevare dalle incombenze del coordinamento della giornata gli sposi che così potranno concentrarsi solo sulle proprie emozioni e sui ricordi indelebili che ne deriveranno.
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